Сотрудникам с разъездной работой полагаются: возмещение расходов на проезд, проживание и иных производственных трат, а также суточные (ст. 168.1 ТК). Такие выплаты вы признаете в налоговом учете, НДФЛ и взносы не начисляйте.

Возмещение затрат. С производственными тратами проблем быть не должно, главное — заручиться подтверждающими документами (письма Минфина от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696). Если документов нет, инспекторы доначислят НДФЛ и взносы.

Суточные. Для суточных подтверждающих бумаг не надо, их выплачиваете на основании локального акта. Более того, если заставите сотрудников отчитываться по таким суммам, можете навлечь дополнительные претензии. Так, из-за чека из столовой инспекторы могут квалифицировать траты как «возмещение расходов на питание» и доначислить НДФЛ и взносы, снять расходы (письма ФНС от 10.04.2020 № БС-4-11/6061, Минфина от 15.02.2021 № 03-15-06/10032 и др.).

Надбавки и доплаты. Кроме того, для сотрудников с разъездным характером работ можно предусмотреть доплаты, надбавки и т. п. Их ТК выплачивать не требует, но и не запрещает. Эти суммы будут частью оплаты труда. Соответственно, их можно признать в налоговом учете, но потребуется удержать НДФЛ и начислить взносы (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 08.12.2021 № Ф06-11729/2021). На практике чаще всего споры возникают с классификацией выплат: компания считает, что платит суточные, а инспекторы относят их к стимулирующим выплатам.