НДФЛ. Налоговики считают, что налог удерживать не нужно (письмо ФНС от 23.06.2022 № БС-15-11/71@). Логика такая: расходы, которые непосредственно связаны с выполнением гражданско-правового договора, исполнитель несет в интересах заказчика. В таких случаях затраты на проезд, проживание и питание признают компенсацией расходов исполнителя.

Главное обосновать, что расходы, которые компания компенсирует исполнителю, не связаны с его личными интересами. Ведь выплаты в интересах работника уже облагаются НДФЛ (письмо Минфина от 17.03.2022 № 03-04-05/20477).

Другой вариант – расходы несет сам исполнитель. В таком случае он может воспользоваться профвычетом в размере своих затрат по договору (п. 3 ст. 210, п. 2 ст. 221 НК).

Страховые взносы. Начислять взносы на компенсацию затрат не нужно (письмо № БС-15-11/71@). В рассматриваемом случае выплаты связаны с оказанием услуг по договору ГПД. Поэтому данные расходы не включают в базу по взносам (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК). Согласны с этим и финансисты (письмо Минфина от 17.03.2022 № 03-04-05/20477).