Налоговый агент обязан выяснять статус сотрудника: резидент он или нет. От этого зависит ставка НДФЛ — 13 или 30 процентов. А компания отвечает за правильный расчет налога. Так разъяснила ФНС в письме от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@.

Итоговый статус сотрудника компания определяет на 31 декабря. Если статус изменился, то налог пересчитайте с начала года. Сотрудник перестает быть налоговым резидентом, если в течение 12 предыдущих месяцев он был в России менее 183 дней (п. 2 ст. 207 НК). Статус подтвердят документы: копия паспорта с отметками о пересечении границы, табель и т. д. Сотрудник также может принести документ о резидентстве (приказ ФНС от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@).

Если агент неправильно определит резидентство, может получиться, что он неверно удержит налог. Тогда инспекторы взыщут недоимку, пени и штраф (ст. 123 НК). А за неверный статус в справке 2-НДФЛ оштрафуют на 500 руб. (ст. 126.1 НК). Если сотрудник уволился, компания не узнает его статус. Но она и не обязана отслеживать уволенных. Так считают специалисты УФНС и большинство инспекторов на местах.
письмо ФНС от 22.05.2018 № БС-4-11/9701@