Компания обязана удержать НДФЛ с суммы налогового долга, который она гасит за сотрудника. Это доход работника, разъяснило столичное УФНС (письмо от 28.06.2017 № 20-14/096725@).
В УФНС обратилась компания, которая выяснила, что сотрудник задолжал личные налоги. Работодатели могут узнать об этом из писем налоговиков, где те просят помочь собрать долги (см. УНП № 3, 2018).
Компания вправе перечислить налог за работника (п. 1 ст. 45 НК). Но у него появляется доход (п. 1 ст. 210 НК). Дата получения этого дохода — день, когда перечисляют налог. Удержать НДФЛ надо при ближайшей выплате сотруднику (п. 4 ст. 226 НК). Крайний срок перечисления — следующий рабочий день.

Сотрудник получает неденежный доход и в других случаях: когда компания оплачивает его отдых, личные штрафы, питание и т. д. Доход возникает, когда сотрудник остается в отпуске в месте командировки, а компания платит за обратный билет. Но если работник задержался лишь на выходные, то НДФЛ с билетов не удерживают (письмо Минфина от 07.12.2016 № 03-04-06/72892).

Иногда доход есть, но невозможно определить его точный размер. В таких случаях чиновники разрешают не удерживать налог (письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-05/15542). Например, если компания организует корпоративный транспорт.