Компании вправе учитывать только расходы, которые подтверждены документами. Траты на бензин подтверждает кассовый чек и путевой лист. Если нет какого-либо из этих документов, то на проверке налоговики снимут расходы. Исключение только для автомобилей с электронной системой контроля пробега – они вправе не оформлять путевые листы.

Кроме путевых листов требуется оформлять еще журнал учета их движения (п. 17 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Это правило действует для всех организации и ИП, которые имеют в собственности автомобили, исключений ни для кого нет.
До 2013 года компании заполняли журнал учета по форме № 8 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78). Но с 1 января 2013 года пользоваться унифицированной формой необязательно – компания вправе разработать свой журнал или дополнить форму №8. Но большинство организаци1 продолжают работать с привычной формой №8.