Документы, которые подтвердят деловую цель мероприятия: приказ о проведении представительской встречи; смету расходов и программу официального приема; отчет или протокол о проведении мероприятия.
В приказе четко обозначьте деловую, а не развлекательную цель мероприятия. , (подвести итоги работы организации и продемонстрировать партнерам достижения компании . В программе предусмотрите конкретное время для переговоров и презентаций. В отчете или протоколе по итогам встречи пропишите достигнутые договоренности. Важно, кто присутствовал на мероприятии, укажите этих людей в отчете. Если это представители постоянных контрагентов компании, с которыми вы гарантированно заключаете сделки, то подтвердить экономическую направленность трат будет легче. Кстати, если проводите банкет с сотрудниками контролирующих учреждений, расходы нельзя списать как представительские — важна именно бизнес-цель встречи.