У сотрудника есть три рабочих дня после возвращения из командировки, чтобы отчитаться (п. 26 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749). Но работники не всегда соблюдают срок.

Чиновники считают, что сотрудник получает доход, если вовремя не отчитался за аванс. Минфин пояснил, что без отчета деньги нельзя признать компенсацией расходов в командировке и освободить их от НДФЛ (письмо № 03-04-06/5808). При этом чиновники не назвали конкретную дату, когда именно у работника возникает облагаемый доход:

когда сотрудник получил деньги на руки;
через три дня после срока для авансового отчета;
когда истек месяц, чтобы удержать деньги из зарплаты работника, если он не спорит о сумме;
когда пройдет общий срок давности для взыскания долга.

Минфин в письме № 03-04-06/5808 также признал, что компания вправе взыскать подотчетные с работника. Если сотрудник вернет компании деньги, у него не возникает доход.

Решите, будете ли вы взыскивать подотчетные с работника. Если нет, то начислите НДФЛ и взносы на дату, когда простили долг.

Если решили взыскать долг, письменно предложите работнику вернуть вам подотчетные. Сотрудник может и не вернуть деньги. Списать их можно через три года после того, как работник должен был отчитаться.

Чиновники не впервые пытаются убедить работодателей признать доходом сотрудника просроченные подотчетные (письма Минтруда от 12.12.2014 № 17–3/В-609 , ФСС от 14.04.2015 № 02-09-11/06–5250). Но с этим можно спорить (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016). Деньги, которые работник взял и не вернул, стали его долгом перед компанией. Работодатель вправе требовать возврата.