Минфин считает, что даже при такой организации питания сотрудников компания может рассчитать доход каждого. Для этого нужно разделить стоимость еды на количество «физиков». Такую позицию министерство высказало в письме от 17.05.2018 № 03-04-06/33350 (ответ на частный вопрос).
Обед за счет работодателя — это доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК). Поэтому стоимость питания надо включить в доход сотрудника, исчислить НДФЛ и удержать налог с ближайшего денежного дохода. Исключение для случаев, когда оплату питания предусматривает закон. Например, не облагается НДФЛ и взносами молоко в пределах норм сотрудникам, которые работают во вредных условиях (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, ст. 222 ТК).
Чтобы удержать НДФЛ и начислить взносы, требуется определить доход сотрудника. Если же сделать это невозможно, то НДФЛ исчислить не получится (письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-05/15542).
В письме № 03-04-06/33350 Минфин решил, что даже при организации питания по типу шведского стола работодателю не составит проблемы рассчитать доход каждого. Для этого достаточно разделить стоимость еды на количество сотрудников. А значит и рассчитать НДФЛ несложно.

Чиновники до этого уже высказывали аналогичную позицию (письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/6–117). Минфин разъяснил, что доход каждого налогоплательщика можно рассчитать на основе общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов.
+

С ведомством можно поспорить. Определять доход сотрудников приблизительно нельзя. При питании по системе шведского стола компания как раз и не может точно определить доход каждого сотрудника (ст. 41 НК). Ведь невозможно определить, сколько реально съел и выпил работник. Суды тоже считают, что в таком случае НДФЛ удерживать не требуется (п. 5 Обзора, утв. Президиумом Верховного суда 21.10.2015).
Что касается страховых взносов, то питание в данном случае — это не вознаграждение за труд, а социальная выплата. Ведь она не зависит от квалификации, стажа сотрудников. А значит, начислять страховые взносы не требуется. Но не исключено, что доказывать такую позицию потребуется в суде. Верховный суд на стороне компаний (определение от 04.09.2017 № 303-КГ17-6952).
Если не готовы к спорам, то безопаснее начислять взносы и удерживать НДФЛ с питания по типу шведского стола.