Компания обязана применять ККТ при расчетах с «физиками». Но когда она выступает покупателем, ситуация иная (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Финансисты согласны, что кассовый чек в таком случае не нужен (письмо от 10.10.2019 № 03-01-15/77953).
Граждане не применяют ККТ. Но если покупаете у них товары, закрепите договоренности письменно. Как это сделать, закон не уточняет. Поэтому исходите из общих требований к первичным документам. В них должны быть обязательные реквизиты: дата и наименование документа, предмет сделки, сумма и т. д. (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К примеру, подпишите договор и попросите расписку о том, что «физик» получил деньги, оформите закупочный акт и пр. Эти документы подойдут, чтобы выполнить условие статьи 252 НК и списать расходы. Тогда претензий со стороны налоговиков возникнуть не должно.
Проверяйте, какие реквизиты ваша касса печатает в чеках. В них могут возникать ошибки, а значит, есть риски, которые контролеры выпишут в предупреждении или совершенно иначе. Узнайте, какие из ошибок в чеках опасные, а какие недочетам инспекторы относятся к лояльно - точно по указанию ФНС.