Некоторые категории работников вправе использовать отпуск в любое удобное для них время, то есть когда попросят (ст. 123 ТК). Минтруд признал, что компания вправе заранее знать о планах даже особой категории работников. Поэтому разрешил и для них установить разумный срок на подачу заявления об отпуске (письмо Минтруда от 27.02.2020 № 14–2/ООГ-1439). Какой срок считать разумным, из письма не следует. Но предусмотрите его в положении об отпусках или коллективном договоре.

Учтите, вам потребуется время не только на выплату, но и на согласование и оформление. Поэтому советуем установить срок в 5–7 календарных дней. Так сможете избежать ситуации, когда сотрудник принесет заявление в пятницу на отпуск с понедельника.
Право на отдых в удобное время не отменяет обязанности предупредить руководство об отпуске. Иначе отсутствие на работе могут признать прогулом (кассационное определение Ростовского областного суда от 18.06.2012 № 33–6867).

Сотрудник вправе обратиться с требованием срочно предоставить отпуск за свой счет — ТК предусматривает случаи, когда вы обязаны предоставить дни. Например, если у работника родился ребенок. Право сотрудника в данном случае не зависит от усмотрения работодателя (определение Верховного суда от 22.04.2019 № 5-КГ19-21).