Хранить первичные документы по доходам, расходам и уплаченным налогам надо в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК), напомнили в ФНС. Отсутствие первички – грубое нарушение правил учета, за которое грозит штраф (письмо ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090).

Если в компании или у ИП отсутствуют первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, это признают грубым нарушением правил учета и оштрафуют (ст. 120 НК):

от 10 до 30 тыс. руб. – для компании, если она не занизила налоговую базу;
от 5 до 20 тыс. руб. – для должностного лица (ст. 15.11 КоАП).

По закону все факты хозяйственной деятельности должны быть подтверждены первичными документами, состав которых организация определяет сама. Инспекторы не смогут проверить, например, правильно ли налоговый агент считает НДФЛ, без документов по расходам.

Также надо учесть, что требование представить документы по контрагенту в рамках встречной проверки придется выполнить (п. 1 и 2 ст. 93.1 НК). Если расходы при расчете налоговой базы не учитываются, это не основание, чтобы не исполнять требование.

Компаниям и ИП на упрощенке также нужно соблюдать порядок ведения кассовых операций и порядок представления статотчетности (п. 4 ст. 346.11 НК). Если не хранить документы по расходам, авансовые отчеты и расходные кассовые ордера, требование не удастся выполнить.