Во-первых, список представительских расходов закрытый (п. 2 ст. 264 НК). Он предусматривает траты:
на проведение официального приема (например, делового ужина);
транспортные расходы, чтобы добраться до места;
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
на услуги переводчиков, не состоящих в штате.
Таким образом, вы вправе признать затраты на официальную часть (банкет, доставка гостей к месту праздника, аренда помещения), но не на развлечения. Расходы на выступление артистов, дискотеку списать не получится (п. 2 ст. 264 НК).
Во-вторых, в качестве представительских трат можно учесть не более 4 процентов от расходов на оплату труда за соответствующий период. Проверьте лимит по итогам года.
В-третьих, подготовьте подтверждающие и обосновывающие документы. Нужен приказ на проведение мероприятия с партнерами по бизнесу для обсуждения совместных планов на грядущий год. Также не забудьте составить отчет или протокол по итогам встречи — здесь пропишите достигнутые договоренности.