Если при инвентаризации расчетов выявили долги, оцените их сроки. Безнадежную задолженность можно списать. По дебиторской задолженности, у которой вот-вот истечет срок исковой давности, есть смысл подписать акт сверки, чтобы прервать течение срока.
Скан-образа недостаточно. Чтобы акт сверки подтвердил признание долга и продлил срок исковой давности, надо подписать его либо живой подписью на бумаге, либо электронной квалифицированной. Скан подписанного документа или факсимиле здесь не подойдут.
Важно, кто подписал акт. Если выяснится, что акт подписали неуполномоченные сотрудники, он недействителен (постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.12.2019 № 17АП-17530/2019-АК, Арбитражного суда Уральского округа от 02.06.2020 № Ф09-1331/20, определение Верховного суда от 21.08.2020 № 309-ЭС20-10923). Документ с обеих сторон должен подписывать руководитель или иное должностное лицо с доверенностью. Даже у главбуха должна быть доверенность.

Храните первичку. Чтобы списать безнадежный долг, нужны распорядительный документ и подтверждающая первичка (квитанции об оплате, накладные и т. п.). Акт сверки не является первичным документом.