Во время выемки инспекторы вправе изъять бумаги и жесткие диски, данные с серверов. Чтобы забрать бумаги и предметы, контролерам достаточно постановления руководителя ИФНС. Инспекторы могут позвать на проверку полицию (ст. 36 НК, приказ МВД и ФНС от 30.06.2009 № 495/ММ-7-2-347). При выемке налоговики приглашают понятых и руководителя компании, составляют протокол.
Инспекторы вправе привлечь программиста и извлечь данные компьютера (п. 3 ст. 94 НК). Поэтому безопаснее, чтобы на рабочих компьютерах сотрудников бухгалтерии были только документы компании, которую вы ведете. Если налоговики найдут базы данных и отчетность контрагентов или сторонних организаций, то постараются доказать, что компания составляет фиктивные документы.
Контролеры могут изъять из компьютера всю информацию. Например, документы для предстоящей отчетности, досье на будущего контрагента. Налоговики не имеют права забирать сведения, которые не относятся к проверке (ч. 5 ст. 94 НК). Но контролеры аргументируют выемку всей информации тем, что не смогли определить по базе данных, какие сведения лишние (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 15.08.2018 № Ф02-3708/2018). В таком случае ревизоры изучают информацию и используют ее на проверках в будущем.
Предупредите сотрудников, чтобы они не выходили с компьютеров компании в социальные сети. Вскрывать личную почту работников могут только оперативники (Федеральный закон от 12.08.1995 № 144-ФЗ). Но МВД может предоставить инспекторам результаты оперативно-разыскной работы по своему желанию и по запросу самих налоговиков (приказ МВД и ФНС от 29.05.2017 № 317/ММВ-7-2/481).
В личных переписках работников налоговики ищут признаки взаимозависимости компаний. Например, диалоги главбуха с руководителями или главбухами поставщиков в соцсетях.
Проверьте бумаги, которые храните в кабинете. Ревизоры заподозрят схемы из-за записок с контактами однодневок, массовых директоров. Также ревизоры ищут признаки обналички в блокнотах главбухов. Так, внимание контролеров привлекут непонятные суммы напротив наименований компаний.
Не храните в шкафах и сейфах организации личные деньги. Иначе ревизоры решат, что это неоприходованная выручка или обналичка для серых зарплат. Тогда компании потребуется доказывать, что деньги принадлежат главбуху.
Не храните в сейфе и печати разных организаций. Даже если главбух ведет учет в нескольких компаниях, которые не связаны между собой, налоговики заподозрят схему. Но в суде удается доказать, что общий главбух — это еще не признак уклонения (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 01.08.2018 № Ф02-3237/2018).